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Política de tratamiento de datos personales

Servicios Especializados del Tolima S.A.S. · NIT 900.458.588-2 · Vigente desde el 13 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

Servicios Especializados del Tolima S.A.S., identificada con NIT 900.458.588-2 (en adelante, “Suitex”, marca bajo la cual ofrece sus productos de software), es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta directamente.

2. Alcance

Esta política aplica a los datos personales que Suitex trata:

  • Como responsable: de visitantes de nuestros sitios, personas que solicitan una demostración, clientes y usuarios de las cuentas de nuestros productos.
  • Como encargado: de los datos que nuestros clientes registran en Suitex Inmobiliario, Suitex Firma, Suitex CRM y Suitex QR (por ejemplo, sus arrendatarios, propietarios, firmantes o contactos). En ese caso el responsable es la empresa cliente, y Suitex trata los datos solo para prestar el servicio contratado y según sus instrucciones.

3. Datos que tratamos

  • Formulario de contacto: nombre, correo, celular, empresa, cargo, ciudad, el interés que indiques y tu mensaje.
  • Usuarios de las plataformas: datos de identificación y contacto, rol y registros de actividad necesarios para la seguridad de la cuenta.
  • Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, y fecha y hora de acceso, para seguridad y prevención de abuso. En el formulario de contacto la IP se guarda solo como una huella cifrada (hash), no en claro.
  • Firmantes en Suitex Firma: nombre, documento de identidad, correo, celular, IP, dispositivo y la imagen de la firma. Si la empresa que envía el documento lo activa, también una selfie y la foto del documento de identidad (ver el numeral 5).
  • Escaneos de Suitex QR: fecha y hora, sistema operativo del celular y la página de origen cuando el navegador la informa. No se recolectan datos que identifiquen a quien escanea.

4. Finalidades

  • Responder solicitudes, agendar demostraciones y enviar propuestas comerciales.
  • Enviar información sobre los productos y servicios de Suitex, que puedes dejar de recibir cuando quieras.
  • Crear y administrar las cuentas de clientes y usuarios, y prestar el soporte.
  • Prestar los servicios contratados, incluida la verificación de identidad de firmantes y la generación de la evidencia de cada firma.
  • Proteger la seguridad de las plataformas, prevenir fraudes y atender requerimientos de autoridades.
  • Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.

5. Datos sensibles

La selfie y la foto del documento de identidad que se piden en Suitex Firma son datos biométricos y, por tanto, sensibles. Solo se capturan si la empresa que envía el documento activa ese método de verificación y después de que el firmante lo autoriza expresamente en pantalla. Responder sobre datos sensibles es facultativo: puedes no autorizarlo, aunque entonces no podrás firmar un documento que exija ese método. Estas imágenes se guardan en almacenamiento privado, en el certificado de la firma solo queda su huella (hash) y se eliminan al cumplirse el periodo de retención definido para la evidencia.

6. Derechos del titular

Como titular de los datos puedes, en cualquier momento:

  • Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
  • Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exija.
  • Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Suitex.
  • Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
  • Acceder gratuitamente a tus datos.

7. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a soporte@suitex.app o envía tu solicitud por escrito a nuestra oficina (Carrera 4 n.º 12-47, oficina 607, Edificio América, Ibagué, Tolima) indicando tu nombre, documento de identidad, los datos de contacto para responderte y tu solicitud. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que te acredita.

  • Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, avisándote el motivo.
  • Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, avisándote el motivo. Si el reclamo está incompleto te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.

Cuando Suitex actúa como encargado, trasladaremos tu solicitud a la empresa responsable de tus datos y te informaremos de ello.

8. Proveedores y transferencia de datos

Para prestar el servicio usamos proveedores de infraestructura en la nube (alojamiento, base de datos, almacenamiento de archivos, envío de correos y mensajes, y verificación de identidad), algunos ubicados fuera de Colombia. Con ellos se comparten solo los datos necesarios para la tarea que realizan y se exigen medidas de seguridad y confidencialidad. Cuando una empresa cliente conecta su propio proveedor de inteligencia artificial en Suitex CRM, los mensajes que procesa su asistente se envían a ese proveedor bajo su responsabilidad.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas para proteger los datos: separación de la información de cada empresa, almacenamiento privado de documentos, cifrado en tránsito, control de accesos por rol y registro de eventos.

10. Conservación

Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas, mientras exista la relación comercial o durante el tiempo que exijan las normas aplicables. Después se eliminan o se anonimizan.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 13 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página antes de aplicarse.